Geschäftsetikette in Japan

Um im Fernen Osten ein Geschäft zu betreiben, benötigt man tiefgreifende Kenntnis der lokalen Gepflogenheiten sowie Verständnis für die Kultur dieser Region. In Japan gibt es einige Vorgehensweisen für Gewerbetreibende, die jeder Geschäftsmann, der dort Fuß fassen möchte, beachten sollte.

 

Der erste Eindruck

Das erste Treffen mit einem künftigen Geschäftspartner wird Ihnen als äußerst strukturierter Prozess erscheinen. Kleiden Sie sich für diese Gelegenheit konservativ – Ihr bester dunkler Anzug signalisiert Professionalität und die Absicht, effiziente Gespräche zu führen. Als Frau sollten Sie ein dem dunklen Anzug entsprechendes Outfit wählen und flache Schuhe den – weniger formellen – High-Heels vorziehen.

Falls der Ort des Treffens das Ablegen der Schuhe erfordert, stellen Sie sicher, dass Ihre (dunklen) Socken und Füße vorzeigbar und hygienisch einwandfrei sind. Putzen Sie sich nicht in Anwesenheit anderer die Nase – dies gilt als schlechtes Benehmen. Steuern Sie daher lieber die Toilette an und erledigen es dort, bevor Sie Ihre Kunden treffen.

 

Die Vorstellung

Es ist sehr wichtig, rechtzeitig im Konferenzraum zu erscheinen. Versuchen Sie also, zehn Minuten zu früh einzutreffen – das gilt als Zeichen von guter Organisation und dem Streben nach Pünktlichkeit. Sollte Sie sich verkehrsbedingt verspäten, rufen Sie unbedingt an, um professionelles Verhalten zu zeigen. Beim Zusammentreffen mit der Delegation sollten Sie Ihrem Gegenüber nicht nach westlicher Art die Hand schütteln, sondern sich als Zeichen Ihres kulturellen Bewusstseins nur leicht verbeugen.

In Japan gilt es als nicht angemessen, andere Menschen zu berühren, beispielsweise an der Schulter oder dem Ellbogen. Der Wunsch, dem Gastgeber beim ersten Treffen ein kleines Geschenk zu überreichen, könnte sich als nachteilig erweisen, falls der Beschenkte die Farbe der gewählten Blumen oder des Geschenkpapiers als für die Gelegenheit unpassend erachtet.

Sitzordnung

Sich zum Gespräch über einen möglichen Handel an einen Tisch zu setzen, ist nicht so einfach, wie Sie vielleicht denken. Im japanischen Geschäftswesen sitzen die Leiter der jeweiligen Unternehmen an entgegengesetzten Enden des Tischs.

Normalerweise sind sie die ältesten Personen im Raum, deren Erfahrung und Weisheit ihre Positionen kennzeichnet. Die Aufnahme der Unterhaltung ist den hochrangigen Managern vorbehalten, die Gesprächsbeiträge der niedriger gestellten Anwesenden folgen anschließend.

Das Meeting

Sprechen Sie in formeller Weise und leise zu den Anwesenden. Laute Ausrufe und Lautstärke im allgemeinen sind in der japanischen Geschäftsetikette verpönt und auch im Übermaß eingesetzte Gestik wird mit Stirnrunzeln betrachtet. Auch wenn so mancher Geschäftsmann Schweigen für den falschen Ansatz bei einem Verkaufsgespräch hält – in Japan gilt Schweigen als positive Verhaltensweise.

Verfolgen Sie eine ruhige und disziplinierte Linie in Ihrem Gespräch und antworten Sie gleichermaßen auf Fragen – man wird dies als klares Zeichen Ihrer Professionalität ansehen. Verkaufsgespräche sollten in sanftem und überzeugendem Tonfall geführt werden, aggressive Verkaufstechniken sind hier nicht angebracht. Konsequentes Vorgehen und eine Teamwork-orientierte Denkweise sind bei geschäftlichen Verhandlungen in Japan unerlässlich. Die Leistungen Einzelner sollten nicht hervorgehoben werden, wenn das dahinter stehende Team für die gute Arbeit gleichermaßen verantwortlich ist.

 

Das Arbeitsessen

Das gemeinsame Abendessen mit einem Kunden ist ein höchst formeller Teil des Zusammentreffens. Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie Fragen zum Unternehmen stellen – Fragen, die das Privatleben betreffen oder nicht mit der Arbeit in Verbindung stehen, sind jedoch tabu. Die Essstäbchen sollten Sie nach dem Essen wieder so ablegen, wie Sie sie vorgefunden haben und auch Ihren Sitzplatz sollten Sie wieder so herrichten, wie er bei Ihrer Ankunft aussah.

Wenn Ihnen ein Kunde beim Abschied seine Visitenkarte überreicht, stecken Sie diese bitte als Zeichen Ihres Respekts feierlich in Ihre Brieftasche oder eine Hülle. Es ist äußerst wichtig, stets einige eigene Visitenkarten zur Hand zu haben, denn japanische Geschäftsleute haben diese auch immer bei sich, um sie potentiellen Handelspartnern zu übergeben. Die Ihnen überreichten Visitenkarten sollten Sie niemals falten oder Notizen darauf machen: sie gelten als Symbol des Unternehmens, mit dem Sie Geschäfte machen möchten. Jegliche Manipulation oder Kritzeleien auf der Rückseite würden daher als Zeichen von Respektlosigkeit gedeutet.

Das Umschiffen der Klippen sozialer Konventionen ist eine komplexe Angelegenheit, denn natürlich möchte man einen perfekten Eindruck hinterlassen. Eine kurze Einführung in die örtlichen Sitten stellt jedoch sicher, dass potentielle Kunden Ihre Bemühungen, sich an lokale Gepflogenheiten anzupassen, schätzen werden. In Japan werden Geschäfte mit gegenseitigem Respekt getätigt. Der Fremde sollte sich die Zeit nehmen, alle Formalitäten zu verstehen, er wird letztendlich davon profitieren.

(ursprünglich auf www.transtrans.co.uk in englischer Sprache veröffentlicht)

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